Con el Facturero.com puede hacer 4 tipos de documentos: Factura, tiquete, nota de crédito y nota de débito. Exploraremos a continuación la FacturaElectrónica.
En la columna del lado izquierdo, verá:
– La opción de “herramientas” con los botones conocidos de “crear cliente” y “crear producto/ servicio”. Estos se utilizan para una creación rápida de clientes y productos/servicios nuevos en la misma ventana, mientras hace la factura, sin perder el progreso.
– El menú desplegable de sus clientes previamente creados.
-Información de pago, incluyendo “medio de pago”, “condición de venta” y “moneda”, con sus respectivos menús desplegables. Adicionalmente, al escoger una moneda distinta al colón costarricense, le desplegará el tipo de cambio de la compra actual según el Banco Central, el espacio es editable, en caso de que quiera utilizar otro tipo de cambio.
– Actividad económica y un menú desplegable.
En la sección de productos y servicios, verá:
– El menú desplegable de sus productos/servicios agregados previamente.
– La cantidad (que en caso de servicios profesionales siempre será 1),
– El precio unitario que debe asignarse al agregar el producto/servicio. Esta casilla es editable, en caso de que el precio predeterminado no sea el que va a ser cobrado en ese momento.
– El descuento. El valor que se coloque corresponde al porcentaje y no el monto a descontar. Puede agregar hasta 5 líneas de descuento por cada producto o servicio que facture. Finalmente, se le hará una sumatoria del total de las rebajas que aplique.
– El impuesto, que también se coloca al crear el producto/servicios. De todas maneras, tiene un ícono para editar dicho impuesto en cada factura que se genere. El valor es porcentual, también.
– El monto total entre el precio unitario, descuento e impuesto.
– Una barra para agregar el detalle que necesite. Es un espacio opcional, así que puede dejarlo en blanco si no quiere colocar más información.
– Un botón de “Agregar” con un carrito de compras que utilizará cuando llene la información requerida. Cada vez que presione dicho botón, la información ingresada se desplegará al siguiente cuadro de “Detalle”.
– La opción de incluir otros cargos como timbres y comisiones.
En la sección de detalles, cada vez que presione el botón de “Agregar” en productos/servicios, una línea nueva se agregará, creando una lista de rubros por cobrar. En cada línea que agregue, habrá un “-” en círculo, por si necesita eliminar la línea a facturar.
Al finalizar de agregar los rubros de facturación, le aparecerá el total venta, descuentos, total venta neta, total de impuesto, total y gravado.
En la sección de envío y adicionales se le ofrecen algunas opciones para complementar la factura que está generando. Tendrá los espacios de:
– Notas
– Otras notas
– Documentos a adjuntar. Para adjuntar un documento a la factura, debe subirlo al Facturero desde “perfil contribuyente” en “información referencia” primero y luego seleccionarlo en este espacio. Es opcional.
– Correos adicionales. Sus clientes siempre tendrán un correo electrónico predeterminado, en caso de que necesite enviar una factura a algún otro correo que no sea el destinado para el cliente, puede agregar las demás direcciones en esta barra.
– La casilla de emisión por contingencia va a abrir una ventana adicional que le mostraré en breve.
– El espacio brindado para el número de control interno es utilizado en caso de que usted tenga otro tipo de control que no sea el del consecutivo asignado.
– El botón gris de Vista Previa para ver la factura antes de emitirla. – El botón azul de “Enviar” para facturar.
Respecto a las facturas de contingencia, le recuerdo que son aquellas que se hacen en reposición de un comprobante provisional físico que se hace cuando no se puede hacer la factura digital (porque no tiene internet, porque falla Hacienda, o por alguna otra razón). En este caso, usted hará la factura con normalidad y marcará la casilla de emisión por contingencia casi finalizando, en la ventana modular, llenará los espacios solicitados:
– Tipo de documento (menú desplegable)
– Número (consecutivo del comprobante provisional físico)
– Fecha de emisión
– Hora de emisión
– Tipo de referencia (menú desplegable)
– La razón por la que está generando la factura de contingencia Luego de llenar estos datos, va a proceder a presionar “Agregar” para volver a la pantalla de la factura
La segunda pestaña la encontrará como “información referencia”, en esta, podrá adjuntar documentos como contratos y presupuestos con el botón azul de “agregar”. También verá el botón gris de “vista previa” y el de “enviar” de color azul para facturar.
Al seleccionar esta opción, una ventana modular aparecerá. Con las opciones:
-Tipo de documento
– Número de consecutivo
– Fecha de emisión
– Hora de emisión
– Tipo de referencia
– Razón para adjuntar documento.
Luego, deberá presionar el botón azul de “agregar” para volver a la factura. Después de asegurarse de que toda la información esté agregada, puede facturar, presionando el botón de “enviar”.
* NOTA: Al agregar un producto o servicio de salud, gravado al 4% con el IVA en el cual el pago se haga con tarjeta, aparecerá una línea de “IVA Devuelto” en el detalle de la factura.
La digitalización de los trámites ante el Ministerio de Hacienda ha dejado a la población con gran confusión en lo que debe hacer para continuar cumpliendo con la Ley. Nosotros en Facturero.com sabemos que este problema existe y por eso le ayudamos en la inscripción.
Realizamos su trámite
El departamento de servicio al cliente del Facturero está capacitado para atender cualquier duda durante el proceso de inscripción tanto en el ATV como en nuestra plataforma de facturación digital. Además, nuestro sistema está al día con toda la legislación actual de la Administración Tributaria. Contamos con un equipo de desarrolladores que hacen que no sólo cumplamos con los requisitos para procesar los documentos electrónicos sino tener una herramienta extremadamente amigable con el usuario.
Todo lo anterior convierte a nuestra asistencia en su mejor opción. Nuestra empresa también le extiende la mano al realizar el proceso de inscripción ante el Ministerio de Hacienda por usted y de esta manera usted se asegura de que quedará hecho de la manera correcta evitando así futuras complicaciones o problemas con el Ministerio de Hacienda.
El servicio de inscripción en Hacienda está incluído en nuestro servicio de facturación electrónica. Si usted no tiene la necesidad de hacer facturas electrónicas le ofrecemos el servicio de inscripción ante el Ministerio de Hacienda por un monto de ₡10 000 I.V.A.I
Para realizar el procedimiento de inscripción ante el Ministerio de Hacienda solo debe enviarnos un correo a info@Facturero.com con la siguiente información :
Número de cédula
Fecha de nacimiento
Fecha de vencimiento de la cédula vigente
Número de teléfono celular
Correo electrónico
Contraseña elegida
Nosotros le enviaremos la información de su cuenta del ATV del Ministerio de Hacienda así como las credenciales de su cuenta en nuestro Facturero.
Si usted desea realizar el proceso por usted mismo; a continuación presentamos una guía paso a paso por medio de la cuál usted logrará inscribirse ante el Ministerio de Hacienda. En cualquier punto del proceso puede contactarnos si requiere asistencia.
Pasos de Registro en Tributación Directa
El primer paso del proceso es ingresar a la plataforma en línea del Ministerio de Hacienda, también llamada ATV (Administración Tributaria Virtual) por medio de este enlace.
El primer paso es dar click en “Crear cuenta de usuario”.
El segundo paso es rellenar los espacios obligatorios que el sistema requiere. *Su cédula debe estar vigente para que la inscripción suceda correctamente.
Al rellenar la información el sistema avanzará hacia la siguiente pantalla donde deberá seleccionar la casilla señalada.
El siguiente paso es rellenar la información que requiere la plataforma. Durante este paso se debe tener en cuenta que se está colocando la contraseña que se debe recordar para el ingreso en el futuro.
Finalmente, copie la información de la Tarjeta Inteligente Virtual que se muestra en la tabla de datos en la siguiente imagen. También puede descargar el documento en formato PDF en el ícono rojo. Haga click en la casilla señalada y presione continuar.
Después de que finalice el proceso debe ingresar al sistema de nuevo utilizando sus nuevas credenciales. Si no realiza ese ingreso, su cuenta no será creada correctamente.
Para su conocimiento, El Ministerio de Hacienda ha realizado una guía de pasos para la realización de la inscripción en línea. Este documento se encuentra aquí.
Le agradezco que se esté tomando el tiempo de evaluarnos entre sus opciones, sabemos que nuestro servicio personalizado le va a encantar tanto como nuestro producto.
El costo de nuestra herramienta empieza en tan solo $8 mensuales, y contamos con un mes de prueba gratis, para que pueda evaluar tanto el software como el nivel de servicio
Con nosotros, usted estará facturando en 3 simples pasos.
Regístrate.
Configura.
¡Factura!
Con gusto yo puedo acompañarle al teléfono o recibirlo en la oficina para guiarle paso a paso en el proceso.
Por favor, hágame saber si tiene alguna duda o si gusta coordinar una cita.
Más abajo le detallo las características principales del FactureroCR.com.
Nuestra compañía le brinda 6 tipos de documentos con los cuales puede interactuar: factura, tiquete, nota de débito, nota de crédito, factura de exportación (para extranjeros) y documentos de compra ( lo tenemos por separado con su propio catálogo de proveedores e historial).
Todos los expedientes que vaya a generar, van a estar en el historial (excepto los documentos de compra que tienen su propio historial) con detalles del PDF y los XML de creación y respuesta de Hacienda. XML es el tipo de archivo de facturación electrónica requerido por Tributación.
Respecto a la aceptación de documentos para la declaración de gastos y compras, ofrecemos 3 formas: ingresando la clave de 50 dígitos, subiendo el xml o reenviando el correo a nosotros para que aparezca en una lista en el sistema. La confirmación de facturas tiene su propio historial.
Generamos reportes de documentos emitidos y recibidos en el sistema mismo o para exportar a Excel. Vienen bastante completos y, hasta donde tenemos entendido, los contadores los utilizan para hacer las declaraciones correspondientes a Hacienda.
Ofrecemos la posibilidad de autorizar otros usuarios del sistema para representar a un usuario. Es decir, que si un usuario tiene varias sociedades, las puede manejar todas desde su cuenta personal. Esto también funciona cuando un contador tiene varios clientes y prefiere obtener la información en cambio de pedirla a cada uno de sus clientes.
Ofrecemos también un catálogo de clientes en lista y un catálogo de productos y servicios. Ofrecemos todos los impuestos vigentes y todos los tipos de tarifas.
La cuenta se configura con la llave criptográfica y los credenciales de producción del Ministerio de Hacienda. La factura y el correo que se envía con cada documento hecho son personalizables. Se pueden modificar los consecutivos para que no haya inconveniente entre los documentos emitidos con otros sistemas y el nuestro.
A grandes rasgos esto es lo que el Factura Electrónica Hacienda hace. Puede visitarnos en http://facturero.com/v2/ para conocer nuestro producto mejor. Encontrará un chat en la esquina inferior derecha. También puede escribirnos al Whatsapp 8686-9866 o llamarnos al 4036-9887.
A la izquierda siempre encontrará a su alcance las funciones categorizadas del FactureroCR. Son bastante descriptivas y amigables.
Cada una de estas facilidades serán evaluadas individualmente para que su funcionalidad sea aprovechada al máximo.
Perfil de Usuario
En la esquina superior derecha, puede manejar su perfil de usuario. También encontrará la opción de cerrar la sesión.
Al darle click al botón que dice “Perfil”, podrá ver dos opciones para ver los datos del usuario y para cambiar la contraseña en caso de que lo encuentre necesario.
Inicio
En este apéndice del Facturero podrá tener una vista controlada del movimiento en sus facturas. El resumen de la actividad le permite ver a los 5 clientes a quienes más les ha facturado durante el período fiscal y la cantidad de documentos emitidos contra las facturas que tiene disponibles por el tipo de plan. Además, le muestra la cantidad de ingreso que ha facturado mensualmente
Si su plan es gratuito, puede recomendar a otras personas y le obsequiaremos una factura por cada persona referida que complete el registro.
Es tan sencillo como compartir el enlace que le aparece en esta sección que encontrará a la derecha del “Resumen de Actividad”.
Las facturas por cliente le dejarán filtrar la información sobre los datos de facturación de una persona específica. Puede ver los datos por día, semana, mes y año.
Respecto a las últimas facturas, es una vista rápida de los últimos documentos generados en el sistema. Puede ver los datos por día, semana, mes y año
Crear Documento
Con el FactureroCR puede hacer 5 tipos de documentos: Factura, tiquete, nota de crédito, nota de débito y de exportación. Exploraremos a continuación cada uno de los mencionados.
Factura Electrónica
En la columna del lado izquierdo, verá:
– La opción de “herramientas” con los botones conocidos de “crear cliente” y “crear producto/ servicio”. Estos se utilizan para una creación rápida de clientes y productos/servicios nuevos en la misma ventana, mientras hace la factura, sin perder el progreso.
– El menú desplegable de sus clientes previamente creados.
– Información de pago, incluyendo “medio de pago”, “condición de venta” y “moneda”, con sus respectivos menús desplegables. Adicionalmente, al escoger una moneda distinta al colón costarricense, le desplegará el tipo de cambio de la compra actual según el Banco Central, el espacio es editable, en caso de que quiera utilizar otro tipo de cambio.
– Actividad económica y un menú desplegable.
En la sección de productos y servicios, verá:
– El menú desplegable de sus productos/servicios agregados previamente.
– La cantidad (que en caso de servicios profesionales siempre será 1),
– El precio unitario que debe asignarse al agregar el producto/servicio. Esta casilla es editable, en caso de que el precio predeterminado no sea el que va a ser cobrado en ese momento.
– El descuento. El valor que se coloque corresponde al porcentaje y no el monto a descontar. Puede agregar hasta 5 líneas de descuento por cada producto o servicio que facture. Finalmente, se le hará una sumatoria del total de las rebajas que aplique.
– El impuesto, que también se coloca al crear el producto/servicios. De todas maneras, tiene un ícono para editar dicho impuesto en cada factura que se genere. El valor es porcentual, también.
– El monto total entre el precio unitario, descuento e impuesto.
– Una barra para agregar el detalle que necesite. Es un espacio opcional, así que puede dejarlo en blanco si no quiere colocar más información. – Un botón de “Agregar” con un carrito de compras que utilizará cuando llene la información requerida. Cada vez que presione dicho botón, la información ingresada se desplegará al siguiente cuadro de “Detalle”.
– La opción de incluir otros cargos como timbres y comisiones.
En la sección de detalles, cada vez que presione el botón de “Agregar” en productos/servicios, una línea nueva se agregará, creando una lista de rubros por cobrar. En cada línea que agregue, habrá un “-” en círculo, por si necesita eliminar la línea a facturar.
Al finalizar de agregar los rubros de facturación, le aparecerá el total venta, descuentos, total venta neta, total de impuesto, total y gravado.
En la sección de envío y adicionales se le ofrecen algunas opciones para complementar la factura que está generando. Tendrá los espacios de: – Notas
– Otras notas
– Documentos a adjuntar. Para adjuntar un documento a la factura, debe subirlo al FactureroCR desde “perfil contribuyente” en “información referencia” primero y luego seleccionarlo en este espacio. Es opcional.
– Correos adicionales. Sus clientes siempre tendrán un correo electrónico predeterminado, en caso de que necesite enviar una factura a algún otro correo que no sea el destinado para el cliente, puede agregar las demás direcciones en esta barra.
– La casilla de emisión por contingencia va a abrir una ventana adicional que le mostraré en breve.
– El espacio brindado para el número de control interno es utilizado en caso de que usted tenga otro tipo de control que no sea el del consecutivo asignado.
– El botón gris de Vista Previa para ver la factura antes de emitirla.
– El botón azul de “Enviar” para facturar.
Respecto a las facturas de contingencia, le recuerdo que son aquellas que se hacen en reposición de un comprobante provisional físico que se hace cuando no se puede hacer la factura digital (porque no tiene internet, porque falla Hacienda, o por alguna otra razón). En este caso, usted hará la factura con normalidad y marcará la casilla de emisión por contingencia casi finalizando, en la ventana modular, llenará los espacios solicitados:
– Tipo de documento (menú desplegable)
– Número (consecutivo del comprobante provisional físico)
– Fecha de emisión
– Hora de emisión
– Tipo de referencia (menú desplegable)
– La razón por la que está generando la factura de contingencia
Luego de llenar estos datos, va a proceder a presionar “Agregar” para volver a la pantalla de la factura
La segunda pestaña la encontrará como “información referencia”, en esta, podrá adjuntar documentos como contratos y presupuestos con el botón azul de “agregar”. También verá el botón gris de “vista previa” y el de “enviar” de color azul para facturar.
Al seleccionar esta opción, una ventana modular aparecerá. Con las opciones:
-Tipo de documento
– Número de consecutivo
– Fecha de emisión
– Hora de emisión
– Tipo de referencia
– Razón para adjuntar documento.
Luego, deberá presionar el botón azul de “agregar” para volver a la factura.
Después de asegurarse de que toda la información esté agregada, puede facturar, presionando el botón de “enviar”.
* NOTA: Al agregar un producto o servicio de salud, gravado al 4% con el IVA en el cual el pago se haga con tarjeta, aparecerá una línea de “IVA Devuelto” en el detalle de la factura.
Tiquete Electrónico
El tiquete electrónico contiene la misma información que la factura, excepto que, al generarlo, será visto e impreso de manera reducida, como un comprobante de banco o supermercado.
Otra de las mayores diferencias entre un tiquete y una factura es que con el tiquete no es necesario tener toda la información del cliente para emitir el documento. Esto es ideal para facturarle a sus clientes extranjeros.
Notas de Débito
Las notas de débito son emitidas por el vendedor y allí se registra el importe por cada uno de los distintos conceptos generados por el cliente, es decir, implica que una deuda aparezca y deba ser pagada por él o, en su defecto, que el saldo corriente disminuya.
Notas de Crédito
Las notas de crédito hacen alusión a una clase de documento que es enviado a un cliente para dar crédito a su cuenta, incluyendo un valor específico por el cual se realiza esta transacción, razón por la cual el motivo es incluido como parte de la nota de crédito. Como las devoluciones o descuentos que se hacen posteriormente, cuando se corrigen los excesos presentes en facturas, cuando un artículo ha presentado una descompostura e incluso si se disminuyó su precio.
Puede emitirlas y recibirlas con nosotros. Puede utilizar un documento que ya exista dentro del facturero o puede importar un documento nuevo.
Factura de Exportación
En el menú Crear Documento se añade la opción Exportación. Dicha opción funciona como una factura electrónica normal, con la diferencia de que soporta facturaciones con productos/servicios de tipo exportación.
La creación de dichos productos está documentado más adelante en el documento.
¿Cómo hacer una exoneración?
Dentro de los documentos (factura, tiquete, notas de crédito, notas de débito y facturas de exportación) se puede editar el impuesto de un producto.
Al hacer click en el botón de editar el impuesto, se va a abrir una ventana con la información del impuesto. Si el producto elegido ya tiene impuesto, y se le desea agregar la exoneración, se debe eliminar el impuesto previo y agregar uno nuevo con el cuadro de exoneración marcado, (si no tiene impuestos agregados previamente sólo hay que agregar el que se desea).
Al habilitar la opción de “exonerado”, se expandirá dicha pantalla con la información necesaria para exonerar el producto/servicio.
Debe seleccionar el tipo de exoneración.
El número de documento es donde debe ingresarse el código de Exonet.
Historial
Ahora que sabe cómo crear los distintos tipos de documentos, le mostraré cómo obtener más datos sobre los que emite en nuestro sistema.
Hemos agregado un filtro de tipo de documento, en caso de que los quiera ver por separado. En caso de no escoger segregarlos, le aparecerá el historial completo, como puede ver en la imagen.
También agregamos una columna nueva con el tipo de documento para que pueda identificarlos con más facilidad.
El botón de mostrar y la ventana modular que genera, no tiene ninguna diferencia al tradicional que ya usted conocía.
Para que tome en cuenta, puesto que el formato de ambos historiales son iguales, los tipos de documentos se ven representados de diferentes colores:
Factura Electrónica: Azul
Tiquete Electrónico: Celeste
Nota de Crédito: Amarillo
Nota de Débito: Verde
Errores de cualquier tipo: Rojo
Y el botón de “mostrar” ya no es la palabra, sino un ícono
Documentos Electrónicos
Pusimos especial cuidado al historial.
A la izquierda tendrá la columna de tipo documento para que pueda diferenciarlos desde el inicio.
Puede escoger “Mostrar” para obtener más detalles sobre un documento específico.
En la parte superior tendremos:
– Del lado izquierdo la información del cliente a quien le facturamos.
– Del lado derecho la información de la factura, con las opciones:
* Para anular la factura generada.
* Para generar una nota de crédito sobre la factura actual. Note que este es un menú desplegable ( referencia a otro documento, corrige monto, otros)
* Para generar una nota de débito sobre la factura actual. Note que este es un menú desplegable ( referencia a otro documento, corrige texto de documento de referencia, corrige monto, otros)
* Para descargar el PDF y ambos archivos XML (creación y aceptación de Hacienda)
* Para reenviar la factura en caso de que usted o su cliente no hayan recibido el correo electrónico.
Después, podrá ver los detalles de la factura electrónica generada, seguido por las notas y otras notas.
Finalmente, verá los encabezados de la creación de la factura y la respuesta de Hacienda.
Esta es la forma en la que se vería una factura sin errores.
En caso de tener error de Hacienda, se vería así:
Tendrá un encabezado, sólo la opción de anular y, en la Respuesta de Hacienda, además de estar rechazado, cuando expanda esta opción, le aparecerá inmediatamente a que se debe el error.
Si desde el historial de documentos electrónicos tiene algún consecutivo con error, puede darle click a ese error y será redireccionado a la sección de detalles para que pueda ver de que se trata el error.
Podrían haber ocasiones en las que el estado de un consecutivo sea “Creada sin enviar” esto es debido a que Hacienda no esté recibiendo correctamente los documentos emitidos. Este caso se nos sale de control, por lo que el documento debe ser anulado y proceder a generarlo de nuevo.
Descargar XML
Con esta opción, podrá filtrar los archivos XML de los documentos emitidos, delimitando el tipo de documento y/o un período específico.
Al darle click a “Descargar”, se almacenará el archivo comprimido (.rar) en su ordenador.
Documentos de Compra
Se agrega al menú principal la opción Documentos de Compra, dentro de éste menú podrá ver las opciones Crear Documento, Historial y Catálo go de Vendedores, únicas para éste tipo de documento.
Esta opción será utilizada en las ocasiones en las que necesite declarar un gasto o una compra y no cuente con una factura electrónica para hacerlo.
Crear Documento
Como puede observar, es la plataforma de facturación que utilizamos siempre; excepto que, en este caso, es un documento que se genera personalmente.
Historial
Este historial está separado para evitar confusiones con los demás documentos.
Catálogo de Vendedores
Similar al catálogo de clientes, tenemos esta sección para que agregue y manipule a los vendedores de productos y servicios que no le generan el documento electrónico.
Para agregar los datos del vendedor, debe escoger la opción que dice “crear nuevo”. Eso desplega la siguiente ventana en donde sólo debe llenar datos.
Reportes
A través de nuestro sistema, puede emitir varios tipos de reportes: Totales por cliente, total de facturas de ventas, gastos y compras por emisor, total de gastos y compras, compras por vendedor y total compras emitidas.
Puede manipular cada uno de estos reportes para que le muestre información por período fiscal (que, a su vez, puede filtrar) o por rango de fecha determinado. También puede depurar el reporte con datos por cliente y por tipo de documento.
Una vez que ha llenado todos los criterios para emitir el reporte, puede verlo en nuestro sitio web o exportarlo a Excel y descargarlo en su ordenador.
Todos estos forman parte de la D152. Que va del 01 de octubre al 30 de setiembre y se presenta el 30 de noviembre.
Totales por Cliente
Total de Facturas de Ventas
Gastos y Compras por Emisor
Total de Gastos y Compras
Compras por Vendedor
Total Compras Emitidas
Confirmación de Facturas
La acción de aceptar, aceptar parcialmente o rechazar los comprobantes electrónicos es de carácter obligatorio para el respaldo de compras o gastos, y el plazo para hacerlo no debe ser mayor a 8 días hábiles, a partir del momento en que reciba la factura electrónica.
Nosotros facilitamos este proceso, ofreciendo procesar estos documentos mediante la carga del archivo XML, el ingreso de la clave o al enviarnos la factura por correo para que pueda confirmar desde el sitio del FactureroCR.
A pesar de que la tercera manera es la más sencilla y amigable, conoceremos todos los procesos completos a continuación:
Historial
En este historial veremos exclusivamente los documentos que agregamos como compras o gastos.
El orden de las columnas le permite ver el tipo de documento, su consecutivo interno de documentos confirmados, el consecutivo del emisor del documento que está procesando, el estado correspondiente a la respuesta del Ministerio de Hacienda, la resolución que usted le asigne (aceptado, aceptado parcialmente o rechazado) y fecha. Además, verá el nombre, identificación, correo del emisor y el monto total para cada consecutivo. Finalmente tendrá a su derecha el botón de “Mostrar”.
Si llegara a ver un error en la columna de “Estado”, al darle click al error o al botón de “Mostrar”, tendrá de inmediato el detalle del error. Esto le permitirá, dependiendo del problema, corregirlo o contactar al emisor para que confeccione de nuevo el documento.
Al explorar los detalles de la factura, a su disposición encontrará la información del emisor, información adicional del documento y la comunicación con Tributación.
Subir por XML
La primera opción disponible es que, cuando usted reciba un documento electrónico por correo, descargue el archivo XML que indica “Respuesta de Hacienda”, se dirija al FactureroCR, hasta esta sección y seleccione desde “Choose File” el archivo que ya tiene guardado en su computadora. A continuación, le dará click a “Procesar”
Esto le guiará hacia otra con más datos sobre la factura que desea procesar.
Puede confirmar los datos obtenidos y darle click a “Enviar”, le saldrá un mensaje diferente.
Finalmente, al hacer click a “Enviar”, va a aparecerle la confirmación de la siguiente manera:
Una vez que pueda visualizar esta ventana significa que el proceso está completo.
Confirmar por Clave
Una posibilidad con menos esfuerzo es que, cuando reciba el correo con el documento electrónico que necesita declarar, busque la clave única de 50 dígitos, la copie y la pegue (sin espacios) en esta sección del FactureroCR. Continúe dando click a “Obtener detalles”
Al darle click a “Obtener detalles”, será direccionado a esta ventana.
En ella deberá llenar todos los espacios que se le solicitan, luego, al darle click a “Enviar” le mostrará la pantalla de confirmación.
Detalle del Documento
A partir del 01 de Julio con el versionamiento 4.3 de la facturación electrónica, al aceptar una factura por XML o por clave, una sección llamada detalle del documento está disponible con opciones referentes al IVA y la prorrata. Debe consultar a la persona encargada de su contabilidad con cuales datos debe llenar estos espacios.
En ésta podrá elegir la actividad económica de su preferencia (agregadas en el perfil de hacienda, punto explicado más adelante en el documento), y agregar la condición del IVA. Cada una de las diferentes condiciones están explicadas en la parte baja y la explicación cambiará con cada opción que seleccione.
Además de los campos opcionales Monto del Impuesto a acreditar y Monto total del gasto a aplicar. Después de llenar dichos datos, la factura se enviará a Hacienda para su aceptación. Si deseara verificar la aceptación de la factura por Hacienda, recuerde ir al Historial ubicado dentro del menú de de Confirmación de Facturas.
Estos espacios adicionales no aplican para la aceptación por correo de documentos.
Confirmar por Correo
La manera más sencilla de procesar sus documentos electrónicos a través de nuestra plataforma es esta.
¿Cómo funciona? Verá, es muy sencillo: Cuando usted recibe en su correo electrónico la factura con los archivos adjuntos (PDF y XML), debe reenviar todo a la dirección facturas@localhostpara hacernos llegar los documentos y nosotros le asignaremos la factura a su cuenta del FactureroCR.
Después de hacer eso, debe dirigirse a la confirmación por correo de nuestro menú principal.
Esto va a desplegarle los documentos que nos ha enviado pero están pendientes de aceptar con las opciones de Detalle y Descartar
Si escoge Descartar, el documento ya no se tomará en cuenta. Si escoge Detalle, se abrirá una pantalla modular como esta:
En esta sección podrá finalizar el proceso de confirmación al aceptar el documento.
Adicionalmente, hemos incluído una función para seleccionar varias facturas y procesarlas juntas. Como puede contemplar, en el historial de confirmación por correo, hay unas casillas que puede marcar para escoger varias facturas.
Al distinguir las facturas que quiere procesar juntas, aparecerá el siguiente panel:
Al seleccionar Procesar Seleccionados, va a redirigirse a otra pantalla
Luego, cuando presione Continuar, verá lo siguiente:
Y, conforme vayan siendo aceptadas, van a aparecerle en esta forma:
Cuando este proceso es completado, volverá al historial de confirmación de facturas por correo y debería mostrarsele vacío
Contribuyentes
Es posible que usted necesite autorizar personas o que otras personas le autoricen para administrar otras cuentas. Con nuestro sistema, nosotros le facilitamos estos permisos. Esto es especialmente útil para que su contador (a) tenga acceso a los movimientos de su facturación o para cuentas que requieran varias personas para facturar.
Usuarios Autorizados
Esta opción le facilita autorizar a usuarios en su cuenta, para que otros usuarios tengan acción controlada dentro de su cuenta.
Empezará por crear el tipo de rol y los permisos que desea asignar.
Luego, agregará el usuario que debe estar previamente registrado en el FactureroCR. Lo busca por el correo utilizado para la cuenta.
Y, al darle click a “Autorizar”, le aparecerá en esta sección su lista de usuarios autorizados.
Usuarios Contribuyentes
Cuando, por el contrario, usted es un usuario autorizado en la cuenta de alguien más y necesita trabajar con la cuenta de alguien más, entonces debe dirigirse al menú de usuarios contribuyentes.
Entonces, encontrará las cuentas que le han autorizado. Al darle click a “Representar”, estará lidiando con la cuenta de quién le autorizó, con los permisos que le haya asignado dicho usuario. También puede eliminar cuentas en las que está autorizado, dando click a “Remover”
Para dejar de representar a un usuario, debe darle click a la “X” que aparece a la par del nombre de quien está impersonando. Y volverá a su cuenta.
Catálogo de Clientes
En esta parte, encontrará la lista de todos sus clientes, conforme los vaya agregando en su cuenta.
¿Cómo puede agregar un cliente desde el catálogo de clientes?. Como puede ver, en la esquina superior izquierda, hay un botón azul que dice “Crear nuevo”. Al darle click ahí, se le redireccionará a una ventana nueva para agregar los datos de contacto y la dirección del cliente. El fax es un espacio opcional.
Estos espacios deben ser rellenados en su totalidad; de lo contrario, Hacienda podría rechazar los documentos
Los espacios corresponden a:
– Identificación (menú desplegable) que puede ser cédula física, cédula jurídica, DIMEX, NITE o Extranjero.
– Nombre y Nombre Comercial.
– Correo o correos donde llegarán las facturas emitidas de este cliente. Para ingresar varias direcciones de correo electrónico, los debe separar con una coma ( , ) y espacio.
-Teléfono del cliente. Recuerde verificar el código de área.
-Fax.
* Los números de identificación y los de teléfono deben ser ingresados sin guiones y sin espacios.
Los espacios de Provincia, Cantón, Distrito y Barrio son menús desplegables donde sólo debe escoger una de las opciones. En Dirección se colocan las señas adicionales.
Si no posee el número de identificación de su cliente, le recomendamos hacer un tiquete, que no requiere ese dato.
Para clientes extranjeros, la información de cliente se desplegará de la siguiente manera:
Productos / Servicios
Aquí encontrará una lista de sus productos y los servicios profesionales que ofrece.
Es importante que incluya la actividad económica que aparece en la Constancia del Registro Único Tributario del Ministerio de Hacienda como servicio profesional. También podrá incluir cualquier otro servicio o producto que comercie.
Para agregar un producto o servicio, debe hacer click en “Crear Nuevo”, le aparecerá una ventana nueva.
Lo que ve es la primera parte de dicha ventana, con los espacios necesarios para generar un nuevo producto o servicio.
– Tipo para que seleccione si es un producto o un servicio.
-Producto/Servicio es para que detalle cuál es el servicio o producto que va a agregar.
– La moneda a usar será la predeterminada, aunque puede modificarlo en cada documento que genere.
– El precio unitario se trata de lo que normalmente cobraría por este producto o servicio que está agregando.
– Descuento predeterminado en porcentaje, en caso de que lo necesite.
– Código que puede ser el código de la actividad económica según Tributación o uno que usted decida asignarle al producto o servicio que está creando.
-Tipo, que es un menú desplegable para que usted escoja si este producto o servicio es un código del producto del vendedor, código del producto del comprador, código del producto asignado por la industria o código de uso interno; depende de lo que corresponda.
– La unidad de medida para servicios es “servicios profesionales. Si agrega productos, puede escoger la opción que se adapte mejor del menú desplegable.
– Unidad de medida comercial, la cuál es opcional.
– Escoger la categoría que corresponda al producto o servicio que está agregando.
Al darle click al botón de “Agregar impuesto, tendrá la siguiente sección para agregar el impuesto correspondiente.
En la parte inferior tendrá la sección para agregar los impuestos, donde puede agregar un impuesto o ingresar los impuestos existentes.
Al darle click a “Guardar”, volverá a la lista de productos y servicios.
Perfil Contribuyente
Para configurar lo referente a su cuenta de facturación electrónica, tendrá a su dispocisión el perfil contribuyente. Le permitirá modificar y personalizar sus preferencias.
Perfil de Hacienda
Como podrá observar, este paso se divide en 4 partes: Datos del contribuyente, datos de Hacienda, dirección y actividad económica. Los verá uno a uno.
Datos: En esta sección va la información personal o la correspondiente a una sociedad. Tenemos los campos:
– Tipo que se refiere al tipo de identificación. Es un menú despegable para que seleccione la opción idónea.
– Número de identificación personal o de una sociedad con la que facturará.
– Nombre de la persona o sociedad con la que facturará.
– Nombre Comercialque aparecerá en la factura como emisor.
– Correo electrónico con el que manejará su cuenta de facturación electrónica. Además de ser el que aparecerá en la factura como contacto.
– Teléfono que aparecerá en la factura como contacto.
– Fax cuyo espacio es opcional.
– Condición de venta preferido que es un menú despegable. Aquí escogerá el predeterminado, pero puede cambiarlo en cada factura.
– Medio de pago preferido que funciona como la condición de venta preferido.
Cuando complete estos datos, siga a la siguiente pestaña (datos de Hacienda). Pues no le permitirá guardar con la información incompleta.
Datos de Hacienda: Para este momento ya debe haber agregado estos credenciales y verificado que sean correctos. Le sugerimos no modificarlos una vez que son aprobados por la plataforma.
Dirección: Debe completar esta información exactamente como se encuentra en Hacienda. Asegúrese de que todos los datos estén incluidos. En el espacio de “Dirección” colocará la información que desee que aparezca en el encabezado de la factura.
Actividad económica: Al inscribirse en el Ministerio de Hacienda como contribuyente, se le asigna una actividad económica relacionada a lo que se dedica. El código y detalle de la actividad económica se encuentra en los documentos del Registro Único Tributario.
Cuando tenga el número, debe darle click a “Agregar actividad económica” para que se despliegue una ventana donde puede buscar los dígitos de su profesión.
Cuando las cuatro secciones estén completadas, puede hacer click en el botón azul de “Guardar perfil” y continuar con la configuración de su cuenta.
Llave Criptográfica
Para este momento, ya debe tener incluída y aprobada la llave criptocráfica. Note que cada dos años deberá renovar dicha llave.
Consecutivos
En caso de que haya emitido documentos electrónicos en alguna otra plataforma en línea, necesitará ingresar a esta sección antes de empezar a producir documentos en nuestro sistema.
Debe colocar el último consecutivo de cada tipo de documento en el espacio correspondiente para evitar conflicto en la numeración que lleva Hacienda.
Personalización de Facturas
Esta opción le permite editar la manera en la que el membrete de los documentos emitidos se vea.
Al darle click al botón azul de “Cambiar Imagen”, puede incluir su logo personal o el de una sociedad.
Tendrá dos botones en verde para visualizar cómo serían las facturas y los tiquetes y en qué lugar puede encontrar la información suya, como emisor.
Documentos del Contribuyente
Si necesita subir archivos (como cotizaciones o preformas) para adjuntar a los documentos que genere en nuestro sistema, puede hacerlo en esta parte del FactureroCR.
Como puede observar, a la izquierda tiene opción para subirlos a nuestra nube (con un máximo de 2mb). Para eso necesitará:
* Descripción o nombre del documento que desea incluir.
* Escoger el archivo (que debe encontrarse en el almacenamiento de su ordenador) para incluirlo en el sistema.
Luego debe hacer click en “Subir Archivo” y de esta manera se encontrará entre sus registros de documentos.
Para ver la lista de documentos que ha subido a la herramienta de facturación, tendrá al lado derecho un catálogo que le mostrará todos los archivos que haya adjuntado.
Tipo de Cambio
Nuestro tipo de cambio está sincronizado con el Banco Central de Costa Rica. Puede consultarlo acá antes de facturar en una moneda distinta al colón o simplemente seleccionar la moneda al generar el documento y el tipo de cambio se mostrará de manera automática.
Catálogo de Categoría
Para generar los reportes que deberá entregar al Ministerio de Hacienda, necesitará incluir categorías tanto para los documentos que emite como para los que recibe. Es por eso que le ponemos a su disposición este catálogo, que le permitirá hacer un listado dependiendo de las necesidades que tenga.
Predeterminadamente, tendrá un listado, pero siempre puede agregar más categorías haciendo click al botón azul de “Agregar categoría”. Esta acción le mostrará el siguiente espacio:
Envío de Correos
Cada vez que genere un documento con el FactureroCR, los archivos (ambos XML y el PDF) serán enviados por correo electrónico a sus clientes y usted también recibirá una copia.
Para configurar dicho correo electrónico, debe dirigirse a la sección de envío de correos.
* Asunto se refiere al título del correo
* Mensaje es una referencia corta como “se adjunta su factura” o “gracias por su preferencia”.
* Notas generales para incluir datos como promociones temporales, horarios de atención, cuentas bancarias y cualquier información adicional que usted quiere que sus clientes tengan.
Información de Pago
En esta sección puede procesar los pagos para los planes de facturación electrónica.
En la parte superior, podemos observar a la izquierda referencias importantes sobre nuestro nuevo sistema de pagos y a la derecha los espacios que se deben llenar para recibir la facturación electrónica automáticamente.
Esta es una excelente noticia, pues significa que ya no tendrá que esperar la gestión de la factura electrónica por medio de nuestro departamento de contabilidad o que nos encontremos en horario. Ahora podrá hacerlo de manera segura y eficiente.
Cuando llene los datos requeridos; por favor, no olvide hacer click en el botón que dice “guardar datos del cliente”.
En la parte inferior de la pantalla vamos a encontrar los espacios para ingresar la información de la tarjeta de débito o crédito a utilizar para nuestro sistema.
Cuando no hay datos agregados en esta sección, la vista será así:
Cuando si existen datos de pago, se verá de la siguiente manera:
Además, tendrá las opciones para eliminar y para editar la información de pago.
Al eliminar la información le saldrá una advertencia para confirmar que desea borrar los datos. Y al hacerlo, volverá a ver esta parte como si no hubiera ingresado los detalles aún.
Al escoger la opción de “Editar información de pago”, los espacios se hacen editables (para escribir en ellos) y el botón amarillo cambia por uno azul que dice “Guardar información de pago”.
Una vez que tiene la información agregada, le saldrá una notificación emergente importante que indica que el BAC hará una transacción por 1 colón y luego hará la devolución para verificar la tarjeta. Esto sólo sucederá la primera vez que ingrese datos nuevos.
Cuando se pueda confirmar la información, tendrá otra notificación emergente con la respectiva confirmación.
Plan
Una vez que se agrega la información de pago, puede visualizar nuestros diferentes planes y escoger el que mejor se adapte a sus necesidades físicas y/o jurídicas.
En este segmento lo primero que verá es su plan actual y luego tendrá todos nuestros planes disponibles. Le indicamos también cuántos documentos incluye cada uno de los planes.
Puede adquirir planes mayores y pagar la diferencia de precio entre su plan actual y el que desea obtener. El cálculo lo hará el sistema.
Si desea, también puede escoger un plan menor a su plan actual. Sin embargo, en este caso, el cambio de plan se aplicará a partir del siguiente mes.
Al darle click a “Realizar transacción” en cualquiera de los dos escenarios presentados, tendrá notificaciones emergentes confirmando el cambio de categoría.
Finalmente, verá el PDF de la factura electrónica que recibirá confirmando todo el proceso.
NOTA IMPORTANTE: Una vez que la información de pago está agregada y usted escoge un plan que se adapte a sus necesidades, será el inicio de pagos recurrentes automáticos para su mayor comodidad. Si usted no desea que el pago sea recurrente, puede desactivarlo al eliminar los datos de pago.
Esperamos que esta guía le haya sido de mucha utilidad. Estamos pendientes a toda duda o sugerencia que nos quiera hacer llegar.
